lördag 22 november 2014

Tidrapportering i Excel – goda råd, fördelar och nackdelar

Tidrapportering i Excel – goda råd, fördelar och nackdelar



I de svenska företagen används Excel till nästan allt – inklusive
tidrapportering, projektstyrning, resursstyrning, fakturauppställning
och inte minst analyser. Och som med allt annat finns det både för- och
nackdelar. I detta blogginlägg fokuserar vi på Excel som styrverktyg
och berättar vad du behöver veta om detta.

Så här används Excel till tidrapportering och företagsstyrning

Många företag
använder Excel för tidrapportering. Normalt görs detta genom att varje
medarbetare har ett kalkylblad för själva tidrapporteringen med en flik
per vecka. 

varje flik finns det en veckorapport som går från måndag till söndag,
med möjlighet att sätta upp rader för arbetsuppgifter och att göra
tidrapporteringar. 
Arket kan vara mer eller mindre intelligent med beräkning av flextid, traktamente och reserapporter.


Kalkylbladen läggs därefter vanligen på en central server, och
därifrån gör man en månatlig samkörning av uppgifter för månadens
fakturering.  Antingen görs samkörningen manuellt eller också skapas
makron för ändamålet.  Genom den länkade tabellen genereras analyser i
ett rapporterande kalkylblad som hämtar data från veckorapporterna eller
andra mellanliggande kalkylblad som förbereder uppgifter.


Ja, möjligheterna är många, när det gäller att utnyttja Excel och nedan har vi listat 10 av dem:


10 skäl till att använda Excel för tidrapportering

  • Det går att anpassa en rad variabler med t.ex. ”If”-formler och makrofunktioner, och därmed ställa upp data precis som man vill.
  • Alla data finns lokalt på företagets gemensamma enhet.
  • Starka pivoteringsverktyg i överskådlig tabellform.
  • Uppgifterna är lättillgängliga.
  • Bra vid enhetliga timpriser
  • Det är lätt att kopiera alla data till andra Excel-ark eller system.
  • Användbar till mindre projekt och uppgifter med enkel tidrapportering.
  • Rapporteringsmöjligheter – för det är trots allt en av de saker som Excel utvecklades för i tidernas morgon.
  • Med makroverktyg kan funktionen utökas.
  • Slutligen är Excel en del av Office-paketet som är standard i många
    företag, och därför ligger det nära till hands att använda det.

Excel = Möligheternas land

Ofta används det i företag som har upp till 25-30 medarbetare.
Färdiga lösningar som utvecklats av företag, där Excel integreras med
ekonomisystem, e-postsystem och mycket annat.




Det slutar med att Excel blir hela företagets produktionssystem! Det
är man säkert riktigt glad för på Microsoft, och frågar man
företagsledare varför Excel har en så avgörande roll i företaget, är
svaret ofta att det började med Excel, när företaget bildades.




Dessutom är Excel gratis (ingår i Office-paketet), är mycket
flexibelt och kan anpassas till företagets behov av datastruktur och
analysdimensioner – och Excel-baserade affärssystem kan utvecklas av
ekonomichefen utan att vara beroende av utvecklare och standardsystemens
snäva begränsningar.


Det finstilta – det som excel inte kan, när det gäller företagsstyrning

När företaget når 25-30 anställda är Excel-perioden på väg mot sitt
slut. Det som tidigare var ett enkelt val för tidrapportering,
företagsstyrning och rapportering har utvecklats till en dyr affär i
längden.


Det finns många möjligheter att göra fel vid inmatning av timmar och
den administrativa bördan för kvaliteten på data ökar snabbt, när
företaget växer – för att inte tala om vem som har det övergripande
ansvaret för att säkerställa att uppgifterna är korrekta?




Om det försvinner 10 minuter från projektet, betyder det inte så
mycket – men om detta händer tre gånger, så har ni förlorat en halvtimme
...




Nackdelarna med Excel blir tydligare, och tydligare, ju större
företaget är och ju mer komplicerade beräkningar, som behöver göras.
Därför finns det ett antal punkter där Excel INTE utmärker sig – dessa
har vi listat här:


10 orsaker till att Excel förlorar terräng till marknadens övriga affärssystem: 

  • Överskrivning av formler och rader. Om
    data först har skrivits över och ändringen har sparats kan det vara
    mycket svårt att rekonstruera data utan en logg över ändringar i
    inmatningen. I Excel kan man infoga kommentarer – men kommer
    medarbetarna att använda detta – och känner alla till funktionen?
  •  
  • Raderade kalkylblad. Sorgligt men sant.
    Och ofta kan raderade filer på företagets gemensamma enhet vara svåra
    att lokalisera, och därför kan ett raderat kalkylblad bli ödesdigert.
     Vill du verkligen samla så viktiga uppgifter i en fil som kan försvinna
    bara genom ett felaktigt tryck på DELETE-knappen.
  •  
  • Fel formler. Med felaktiga
    sammanräkningar, som inte inkluderar allt eller felberäkningar och
    felaktigt uppsatta formler. Det finns lika många fallgropar som
    möjligheter i Excel-programmet.
  •  
  • Anpassning. Det är svårt att anpassa
    kolumner och celldata, om projektens omfattning ändrar sig markant eller
    tidrapporteringarna ska flyttas eller ändras. Resultatet kan bli en
    projektplan i Excel, om grundläggande data är korrekta – men där
    ändringar i faser, (eller budget per fas), projektstruktur eller omfång
    kan vara svårt att ändra på grund av inbördes beroende formler.
  •  
  • Logg-funktion. Finns det konsekvens och
    kontinuitet i att göra kommentarer till varje cell? Ett system, som
    automatiskt rapporterar ändringar som gjorts – och av vem – kan spara
    dyrbara minuter, vid felsökning av uppgifter som verkar felaktiga. En
    felaktig tidrapportering kan ta flera veckor att upptäcka på annat sätt.
  •  
  • Analysmöjligheterna. Överraskande nog det
    svagaste ledet i denna konstruktion – som kanske från början var hela
    anledningen till valet av Excel, eftersom analyserna bygger på vissa
    kombinationer av rådata, där det är svårt att utöka datastrukturen till
    nya behov och särskilt svårt att välja nya analytiska vinklar på
    befintliga data.
  •  
  • Dålig precision och rekonstruktion av tidrapporteringsdata:
    Hur säkerställer man att dataunderlaget är exakt? Ofta när Excel
    används för tidrapportering, upplever vi att tidrapporteringen görs
    vecko- eller månadsvis. Genom att använda ett affärssystem som erbjuder
    olika tidrapporteringsklienter, som passar till olika arbetssituationer,
    så är möjligheterna för en mer exakt tidrapportering större och därmed
    finns det också en större faktureringspotential, eftersom
    debiteringsbara timmar inte glöms bort. Ju närmare arbetsuppgifter och
    tidrapportering ligger – desto bättre och mer exakta blir
    faktureringsuppgifterna.
  •  
  • Hur ser jag, vad som är fakturerat? Vem
    kommer ihåg att markera, vilka timmar som är fakturerade i huvudarket?
    Och var väljer man att ange, vilka timmar som är intäktsförda – men inte
    bokförda på långvariga projekt? Här är det affärssystemets naturliga
    styrka, att redan fakturerade poster kommer att vara markerade, så att
    det inte finns möjlighet att dubbelfakturera.  Intäktsföring av utfört
    arbete är därutöver tydligt markerat, och ska som utgångspunkt godkännas
    av projektledaren innan de skickas till fakturering.
  •  
  • Rättighetsstyrning. Vem ska ha tillgång
    till vilka uppgifter? Man kan säkerställa sina filer med lösenord, eller
    placera huvudarket någon annanstans – men återigen är data sårbara
    eftersom en felaktig tangenttryckning kan få hela databasen att
    kollapsa, om denna knapp heter "DELETE".
  •  
  • I affärssystem
    finns det en naturlig rättighetsstyrning så att projektmedarbetare inte
    har tillgång till fler funktioner än de behöver – medan projektledaren
    lätt kan skicka rapporterade timmar till fakturering och omfördela
    eventuellt felaktigt rapporterade timmar från medarbetare utan problem.
  •  
  • Om projektledarna inte har tillgång till medarbetarnas egna Excel-ark
    kan omfördelningen av timmar på projekt däremot bli en knepig affär, om
    det behöver rättas i ett större sammanfattningsark där avancerade
    sammansättningsformler används.
  •  
  • Färdigställandegraden. Om det till exempel
    handlar om fastprisprojekt, kan det vara svårt att veta, varför ett
    eventuellt överskridande av timmar har ägt rum, om det inte finns några
    kommentarer. I kundtvister kan dessa data vara viktiga för att
    säkerställa att det finns dokumentation för de fakturor, som skickas
    till kunden.

Det är aldrig ett lätt beslut... 

Men i dessa dagar, när tillgång till rätt data vid rätt tidpunkt kan
betyda överlevnad eller konkurs för företag i både globala och lokala
sammanhang är det viktigt att ha starka insamlings- och
rapporteringsverktyg som uppfyller de behov ni har.


Har ni råd att bli förbigångna i t.ex. anbudsförfarande, för att ni inte kan besvara frågor som:


  • Vad är ert genomsnittliga timpris – också på fastprisprojekt?
  • Vem är er bästa kund?
  • Hur ser budgeten ut – tidsmässigt och ekonomiskt – på alla projekt just nu?
  • Hur bör tidsförbrukningen helst fördelas för att få ut mesta möjliga av resurserna?
  • Hur ser medarbetarbelastningen faktiskt ut på projekt och arbetsuppgifter?
Detta är bara några av de frågor, ni bör ställa er - och veta om
Excel kan svara er på detta. Ska jag byta från Excel till ett särskilt
affärssystem eller inte? Svaret är aldrig entydigt, för Excel kan många
saker, som säkert har fungerat bra för er i många år. Men om det är dags
att byta affärssystem, har vi skrivit några blogginlägg, som kan hjälpa
er vidare i processen:


Vi hjälper ER resten av vägen ...

TimeLog Project kan importera en stor mängd data – och vi kan också
hjälpa ER med att importera data från stora Excel-ark och över till
TimeLog Project. Finns det något ni vill veta mer om, så beställ en gratis online-demonstration  av systemet och bli klokare på, vad vi kan göra för er tidberäkning.




Inga kommentarer:

Skicka en kommentar